На днях обнаружил интересное веб-приложение Simplenote. Оказалось оно идеально подходит для сборки быстрых ТЗ и их согласования с заказчиком.

Оно очень похоже на Apple Notes. Но кроссплатформенное и с рядом важных особенностей:

  • заметки можно составлять в синтаксисе Markdown
  • заметками можно делиться по электронной почте
  • давать доступ другим участникам по электронной почте
  • публиковать с доступом по ссылке
  • версионирование
  • удобный веб клиент и нативные клиенты под разные платформы

Отдельно меня впечатлило что автор продукта компания Automattic. Ведущие разработчики WordPress.

Это приложение отлично вписалось в процесс исследования задач и оформления технических заданий для согласования в нашей работе.

Для понимания опишу суть, порядок шагов и взаимосвязь инструментов.

Поступление заявки

К нам на почту поступает заявка от клиента. Нужно решить какую-либо задачу.

Эта заявка поступает в систему ОмниДеск и ей назначается номер регистрации. Например так: 111-2342423

Далее по почте идет обсуждение деталей.

Исследование и оформление ТЗ

ТЗ нужно делать не ради ТЗ. А чтобы структурировать задачу, требования и зафиксировать суть договоренностей. Состав работ и требования к результату.

Наше ТЗ состоит из ряда основных разделов:

  • Заголовок
  • Задача — пишем коротко и понятно суть задачи
  • Исходные данные — что уже есть, от чего отталкиваемся, может быть описание проблемы
  • Требования к результату — контрольный список как мы поймем что результат достигнут (список должен соответствовать принципу ВИСИ)
  • Ограничения — цена и срок

Пример

# ТЗ 025-529241 - Создание сайта на платформе WordPress

## Задача
Сделать сайт для портала/СМИ на тему деловой жизни и событий города Тюмени

## Требования
- платформа WordPress
- тема Extra
- настройка главной страницы
- наполнение информацией
- проработка рубрик
- календарь публикаций
- настройка и тестирование сайта
- вводные консультации владельца по управлению сайтом

## Ограничения
Цена: 15 000 руб.
Срок: 1-2 недели.

Ссылка на пример http://simp.ly/publish/ZLYYzZ

Как это работает:

  1. Специалист в момент сборки задачи, осознает ключевые шаги и требования и лучше понимает возможную стоимость работ
  2. Заказчику проще согласовать задачу, если он видит что будет сделано и как будет приниматься результат
  3. Ссылку на ТЗ можно отправить по почте или через любой возможный чат
  4. В большинстве случаев хватает согласования по почте
  5. Если нужно, то формируется договор в 1С по шаблону, куда просто вставляются данные из Симплноут
  6. Доступ может быть дан по ссылке (доступен только тем кто знает ссылку)
  7. Если заказчик опасается за данные, то доступ может быть дан через почтовый адрес без публикации

В целом эта схема работы с ТЗ показала себя очень хорошо. И значительно экономичней чем работа с ТЗ в Google Docs.

Но если задача будет очень большой, то без Google Docs не обойтись. Но 80% задач мелкие и Simplenote подходит идеально.