Оптимизация службы персонала

Оптимизация службы персонала

Задача

Большой поток новых сотрудников, вызывал затраты на координацию подразделений, задействованных в приеме и адаптации. Было тяжело понять ситуацию с приемом сотрудников.

Требовалось оптимизировать процесс.

Подготовка

В ходе исследования, выяснили следующие данные:

  1. Данные по новому сотруднику нужно указать один раз в службе персонала, чтобы исключить двойной ввод данных смежными подразделениями;
  2. Автоматом должна произойти регистрация сотрудника в системе документооборота;
  3. Автоматом должны быть созданы задачи в соответствующие подразделения: служба поддержки должна зарегистрировать эл.почту, отдел маркетинга подготовить бейджик, служба безопасности организовать проверки, корпоративный университет запланировать учебные занятия;
  4. Ответственность и контроль за прохождение испытательного срока назначить на наставника, который выбирается автоматически или вручную;
  5. Службе персонала нужна информация о состоянии процесса приема персонала, о том кто закончил испытательный срок, когда и с каким результатом, в разрезе по подразделениям, в т.ч. филиалам;

Реализация

  1. В качестве системы документооборота в компании применялась CasePress
  2. Были добавлены новые функции: Прием и адаптация сотрудника
  3. На эту функцию были добавлены автоматические сценарии создания подзадач, и автоматический контрольный список
  4. Для того чтобы упростить контроль результата для специалиста службы поддержки, был добавлен контрольный список, последним пунктом которого являлось «Отправить смс сотруднику с реквизитами доступа». После того как все учетные записи были созданы, сотрудник службы поддержки отправлял СМС на номер нового сотрудника.
  5. Прочие сценарии были также сделаны с целью минимизации ручной работы сотрудников и ошибок
  6. Прописана инструкция по бизнес процессу для сотрудников службы персонала, с учетом того, что за прием сотрудников в разных офисах отвечали разные сотрудники, даже с разными должностями, с гиперссылками на все необходимые шаблоны и образцы документов, которые требовалось оформить в ходе приема;
  7. Разработаны отчеты, которые позволяли службе персонала видеть ситуацию в реальном времени о состоянии процесса приема и адаптации сотрудника

Результат

  1. Новому сотруднику нужно меньше затрат времени и внимания, чтобы пройти процедуру адаптации в компании. Раньше он сам ходил по всем службам или за него это делал наставник, по результату это начала делать система. Сотрудник и наставник — экономят свое время;
  2. Сотруднику приходит СМС о том что он зарегистрирован и учетные данные доступны только ему, что снижает риски информационной безопасности;
  3. Данные вводятся один раз, далее система использует их повторно и смежным подразделениям нет нужды повторно вбивать данные, что снижает трудозатраты и число досадных ошибок (в ФИО букву пропустят, телефон не тот укажут и т. д.)
  4. У службы персонала появилась возможность в реальном времени видеть всю важную информацию по процессу: кто и сколько раз был наставником, с какими результатами, когда и у кого подходит к концу испытательный срок, встречи по результатам испытательного срока и т. д.

Особенности

  1.  В ходе проекта выяснилось что заявки на бейджики учитывались в таблицах. Это затрудняло нормальную автоматизация. Был инициирован еще один параллельный проект: Заказ и изготовление бейджиков для сотрудников
  2. На завершающем этапе проекта, специалист ответственный за прием сотрудников в центральном офисе неожиданно заболел. К тому времени смежные службы уже оценили удобство автоматического процесса, когда не нужно лишние данные вбивать руками и позвонили с проблемой «сотрудники пошли по старому и мы снова вынуждены забивать данные руками». Быстро выяснил причину, нашли другого специалиста, которому просто показали инструкцию по шагам, разработанную в ходе проекта. Процесс восстановился и больше таких сбоев уже не было.
Навыки

Опубликовано:

22.06.2012