Механизм контроля исходящих документов с отправлением через Почту России

, , ,

Ситуация

Все еще актуальна важность коммуниации между организации посредством бумажной переписки. Это могут быть договорные документы, акты, финансовые документы или просто деловая переписка по текущим вопросам (как правило в мире гос. органов, тк коммерческий сектор в большинстве своем обходится электронными письмами в повседневных делах).

Проблема

Как правильно оформить письмо? Как его правильно отправить? Как убедиться в том, доставлено сообщение или нет?

Как поднять историю о том, что и когда было отправлено? И было ли отправлено? Если дошло то когда?

Особенно это актуально для сферы услуг, если нужно отправить акт и иметь возможность доказать что акт отправлен и если не было возражений, то автоматически принят.

Задача

Нужно реализовать механизм и систему, при которой все отправленные сообщения будут регистрироваться, с возможностью контроля их состояния как в момент отправки, так и после. С точным пониманием где сейчас находится исходящий документ.

Решение

  1. Имеем на руках КейсПресс — система адаптивного управления.
  2. Уже есть процесс «Исходящие документы», где регистрировались заявки на отправку корреспонденции.
  3. Добавляем чек-лист, который позволяет проверить правильность оформлени и отправки
  4. Добавляем поле «Дата передачи на почту», чтобы понимать когда письмо было передано с нашей стороны.
  5. Добавляем поле «ИД отправления», чтобы иметь возможность следить за ходом сообщения через сайт Почты РФ, и тут же в комментарии ссылку, чтобы не забывать.
  6. Добавляем чек поинт подписки о состоянии исходящего письма, чтобы быть в курсе о том дошло ли письмо, было ли забрано или вернулось назад.

Фотоотчет

Результат

Теперь вся исходящяя корреспонденция мало того что привязывается к соответствующим делам, проектам и заказам. Можно посмотреть историю переписки с любым контрагентом. Но также можно легко и быстро увидеть состояние отправки и доставки документа в любой момент времени. И закрыть исходящий документ, будучи уверенным что он доставлен. Или если документ вернулся то быть в курсе и исправить ситуацию, связаться с контрагентом и т д

Навыки

Опубликовано:

02.08.2014