Задача

Оптимизировать обмен документами и знаниями внутри организации:

  1. Хранить документы в общей папке — не удобно. Там быстро наступает бардак и сложно что-либо искать.
  2. Нет обратной связи по документам — на сколько он удобен и понятен, есть ли у сотрудников вопросы по опубликованной информации?
  3. Нет статистики по просмотрам документов, чтобы понять популярность документов для сотрудников и оптимизировать их хранение с целью снижения трудозатрат на поиск
  4. Нет поддержки версий
  5. Многие файлы приходится скачивать на локальный ПК, хотя современные технологию позволяют делать предпросмотр документов, видео и прослушивание аудио файлов прямо в базе знаний
  6. Доступ только с ограниченных устройст, без возможности доступа к информации с планшетов, телефонов или компьютеров на базе редких ОС типа iMac от Apple. Нужно было решить эту проблему.

Подготовка

Выбор в пользу веб-решений

Сразу решили что будем рассматривать только веб-решения, т.к. это единственная перспективная технология для работы с информацией.

Поиск готовых продуктов

Изучили множество различных вариантов, в которые попали следующие кандидаты:

  1. SharePoint — тяжело найти специалистов, есть отзывы по низкой скорости работы
  2. Alfresco — тоже самое что и п.1, но его хотя бы поставили, после чего были поражены сложностью интерфейса. Также заметили низкую скорость работы.
  3. WordPress — достаточно гибкое решение, интерфейс изначально очень простой, но может быть настроен под различные требования, очень гибкая система классификации и поиска. Относительно легко найти специалистов. Большое сообщество. Очень много готовых решений, большая часть из которых — бесплатны.

К тому же CasePress — на базе которого протекают основные процессы сделан на нем, есть опыт, потому после долгого выбора, было принято решение делать базу знаний на основе WordPress.

Процесс

  1. Был развернут сайт и включен режим сети (мультисайта), т.к. сразу было понятно что одной базой знаний не обойтись. Этот прогноз очень быстро подтвердился и другие подразделения также захотели себе базы знаний для обмена информацией. Их опишем отдельно.
  2. Изначально решили оставить стандартный механизм обмена информацией. Но первый же месяц использования показал что он не понятен для большинства пользователей и сложно внедряется. Понятен он лишь для тех кто ведет свои блоги. Чего стоит разделение понятий: рубрика, запись и файл. Против привычных: папки и файлы;
  3. Был установлен готовый плагин WPDR, который обладал этими возможностями. После чего появились привычные папки и файлы. Это снизило гибкость базы знаний, но повысило привычность и удобство, что в большой организации является большей ценностью.
  4. Были изменены шаблоны вывода, сделали так, чтобы одна папка показывала только свои файлы, без учета подпапок. Это еще больше повысило удобство и привычность.
  5. В итоге инструмент чем то стал походить на Google Drive — только свой. Использование своего хранилища документов против Google Drive — это осознанное и взвешенное решение.
  6. Была добавлена таксономия «Территория», которая позволяла гибко менять принадлежность информации к какому либо городу, без изменения основного рубрикатора документов.

Результат

  1. Сотрудники начали выкладывать документы в одном месте. Эти документы стали доступны всем офисам компании.
  2. Стала доступна статистика посещения ресурса, чтобы понимать динамику его развития, нагрузку и популярность тех или иных документов/разделов
  3. Появились комментарии, которые позволяют собирать обратную связь с сотрудников о качестве документов и информации. Будь то регламент или какая то обучающая презентация.
  4. Каждый город видел свои и общие документы, при этом не путался с документами других городов;

Навыки

Опубликовано:

21.04.2013