Задача

В организацию поступают разные документы, от разных организаций, и часть из них может понадобиться в перспективе, а часть требует каких-то действий и сроков.

Нужно все это сохранять и контролировать, чтобы ничего не терялось и не забывалось.

Процесс

  1. Создали группу Архив
  2. В группе архива создали категории под основные потоки документов: входящие, внутренние, исходящие.
  3. Добавили еще пару категорий под договоры и прочие документы особой важности.
  4. QR-код. При регистрации дела, можно проставить номер входящего прямо на документе, а можно распечатать обложку дела с QR кодом, чтобы иметь возможность из бумажной папки, переходить в электронный кейс и обратно 🙂 Даже с телефона!
    Пример:
  5. Входящие — регистрируется вся бумажная и исходящая корреспонеденция. Та что не важна — отменяется и выбрасывается. Та что важна — ставятся сроки, назначается ответственный и оригинал помещается в бумажный архив, с указанием номера регистрации и QR кодом, чтобы можно было связать с историей исполнения.
  6. Внутренние — это просто внутренние документы. Типа приказов и протоколов. Пока в куче, возможно в будущем распределим по разным категориям.
  7. Исходящие — это регистрация исходящих, контроль отправки, доставки до адресата, с сохранением кода Почты России и трекинга писем.
  8. Договоры — тут понятно 🙂 В т.ч. есть срок договора для перезаключения.
  9. Ну и в будущем этот архив будет расширяться. Для этого есть все необходимые механизмы.

Результат

Все важные документы, которые поступают в организацию обязательно сохраняются и контролируется их исполнение в случае необходимости.

Более того, под Входящими мы решили толковать в т.ч. любые сообщения. Даже по Скайпу. Если оно не понятно, то попадает во Входящие и далее контролируется исполнение.

Исходящие — контроль доставки до корреспондента.

И самое главное — супербыстрый поиск в случае необходимости. Пример описан тут.

Навыки

Опубликовано:

27.12.2013