В.А. Молчанова, к.э.н., Белгородский государственный технологический университет им. В.Г.Шухова,

Т.А. Тумина, к.э.н., Московский государственный открытый университет

Деятельность компаний в современной экономике все больше зависит от их умения накапливать и использовать уникальные знания. Законы рынка диктуют требования к гибкости как системы управления, так и организации всех функциональных сфер деятельности. Расширяются направления бизнеса, меняются стратегии и тактики, качественно и/или количественно меняется персонал, осваиваются новые рынки продуктов и услуг. Всё это обусловливает постоянное накопление самой разноплановой информации, количество которой растет подчас в геометрической прогрессии. Если этот поток информации оставить стихийным и неструктурированным, то рано или поздно он перестанет быть полезным.

Для современной экономики, основанной на знаниях, свойственно сокращение жизненного цикла товаров и услуг, интеллектуализация технологий бизнеса и маркетинга. Компании, которые быстрее других находят новые знания, обеспечивают их усвоение сотрудниками и внедряют их в практическую деятельность, приобретают несомненные конкурентные преимущества. Знания, интеллектуальный капитал, интеллектуальная собственность получают растущее признание в качестве нового источника богатства компании. Эта тенденция характерна практически для всех сфер человеческой деятельности.

Высокие темпы роста экономики, тенденции глобализации изменяют и собственно основные бизнес-процессы компаний. Теперь ни один процесс  и ни один проект не реализуется сам по себе. Работа находится в постоянном движении внутри сложной системы клиентов, мобильных членов команды, партнеров, поставщиков, регуляторов, других заинтересованных сторон. Объем электронных документов в большинстве организаций растет экспоненциально, в то время как возрастает необходимость в соответствии стандартам, прозрачности и уменьшении рисков. Клиентам, сотрудникам, менеджерам требуется круглосуточный доступ к необходимой деловой информации и порталам самообслуживания. Организациям приходится использовать информационные технологии, чтобы соответствовать требованиям непрерывности бизнеса и корпоративного управления и обеспечить доступность, безопасность и подконтрольность информации, и в то же время они инвестируют в реорганизацию бизнес-процессов, чтобы оптимизировать производительность и снизить риски.    И, кроме того, функционирование любых бизнес-процессов сопровождается активным использованием существующих и непрерывным процессом создания новых знаний. То есть сами бизнес-процессы так же являются потоками данными. Фактически каждый элемент завершенного бизнес-процесса (его входы и выходы, участники, их компетенции, роли, должности, функциональная структура процесса, методики, документы, компоненты информационной системы) можно выразить в форме, позволяющей понять каждый его аспект и каждое свойство в контексте их использования, их цели и значение в процессе принятия решений. И все эти информационные потоки далеко не всегда представлены в удобном структурированном формате.

Одним из возможных решений всех этих проблем может стать создание корпоративной базы знаний.

Корпоративные системы управления знаниями  рассматриваются в последние годы в качестве действенного инструмента разрешения такого рода проблем, а также в качестве нового подхода к совершенствованию управления компанией, как системой. Знания сотрудников Компании, накопленные в процессе работы, являются важным стратегическим запасом. Правильное управление имеющимися знаниями является, на сегодняшний день, одним из конкурентных преимуществ.

Знание является сложным, комплексным понятием и может описываться и классифицироваться множеством различных способов.

Под знаниями обычно понимают набор фактов и правил, формализующих опыт специалистов в конкретной предметной области.

Так как источником и потребителем знаний организации является персонал, то  основная задача руководства состоит в отделении знания от персонала, сохранении знания, повышении эффективность использования знаний в работе.

Процесс управления знаниями включает в себя поиск, сбор, кодификацию, хранение, передачу и распространение, а также обновление знаний.

Управление знаниями (Knowledge Management) является сложной задачей для многих компаний. И именно технологии играют ключевую роль при внедрении данного подхода. Система управления знаниями мало чем отличается от любой другой бизнес-системы. Она должна быть частью всей корпоративной информационной системы и быть согласованной со стратегией и культурой компании, а так же должна быть проста в использовании.

Сегодня существует множество решений в области управления знаниями с различной функциональностью. Это SAP Knowledge Management (SAP KM), MS SharePoint , Domino Document Manager, Hummigbird KM, IBM Information Management Software, Documentum, Media Wiki, другие. Готовое решение, безусловно, поможет в работе, не решит волшебным образом всех проблем.

Формирование базы знаний – многоэтапный процесс. В первую очередь следует выделить основные принципы, которые должны быть заложены в разработку системы управления базой знаний,  описать подходы к администрированию базы знаний, стандартизации предоставления материалов, организации доступа, актуализации данных, разработать концепцию безопасности работы с базой знаний.

После сбора технических требований к базе знаний и формализации их в виде технических требований на систему главным вопросом проектирования является выбор архитектуры базы знаний и ее отдельных компонентов. Архитектура базы предполагает формирование информационно-тематических блоков по направлениям деятельности Компании.

Архитектура базы знаний представляет собой описание подсистем, компонентов и интерфейсов системы, в  том числе и ее интернет-версии. Наиболее сложной (но решаемой) является задача интеграции базы знаний и действующих ИТ-решений компании.

Особого внимания требует информационный раздел базы знаний по описанию бизнес – процессов компании, включающий помимо репозитория бизнес-моделей, библиотеку внутренней организационно-распорядительной документации: положений, инструкций и регламентов. Структура подсистемы должна обеспечивать возможность бенчмаркинга в рамках основных бизнес-процессов.

Единый репозиторий предоставляет ряд преимуществ руководителям и сотрудникам Компании, таких как осуществление доступа к моделям стратегического блока (дерево целей, стратегические карты, диаграммы окружения функций), процессного блока (описание процессов на всех уровнях детализации), организационной структуры.

Централизованное хранение моделей бизнес-процессов, общая методология, дифференцированный доступ, логика их расположения, взаимосвязи и систематизации позволяют определить совокупность этих данных как часть обширной единой информационную базы знаний о компании, оптимизирующую процессы принятия решений при реализации стратегии.

Наличие такого репозитория бизнес-процессов позволяет не только анализировать, планировать, измерять и контролировать бизнес-процессы, но и использовать данные репозитория, например, при внедрении ERP-систем, каскадировании типовых эталонных решений (для территориально распределенных компаний), для многих других целей бизнеса.

База знаний каждой компании уникальна, окончательное число функций базы знаний зависит от задач, которые стоят перед руководством компании, а также компетенций разработчика.

Несомненными плюсами использования единой базы знаний являются: экономия самого ценного ресурса – времени, возможность восстановить знания в случае потери их носителя, ускорение адаптации вновь прибывающего персонала, упрощение процедуры разработки и применения нормативной документации, восстановление логики бизнес-процесса в случае несанкционированных его изменений, оптимизация принятия решений по многим прогнозируемых так и форс-мажорным обстоятельствам.

Подводя итоги, нужно сказать, что процесс формирования и ведения базы знаний не является статичным. Поддержание актуальности базы знаний, вовлечение сотрудников в этот процесс является отдельной серьезной задачей. Но при ее успешной реализации компания получит реальные долгосрочные конкурентные преимущества, в такой актив стоит инвестировать.

Транспортное дело России №02 (2008)