Очень часто так бывает, что при решении задачи рассчитывали на одни ресурсы, а по ходу дела поняли что все значительно сложнее.

Как понять, что задача уже давно не задача, а самый настоящий проект?

Тут два варианта:

1. уже все сроки сгорели, на несколько раз, а результатов все нет

2. если чек лист задачи начинает разростаться с огромной силой и в рамках одной задачи уже сложно удержать поток задач

Пример похожей ситуации в Trello: