Когда-то давным давно мы смеялись с товарищами над ситуацией, что работаем в соседних зданиях и пишем друг другу сообщения через Интернет, хотя могли бы просто выйти на улицу и пообщаться.

Мы были молоды и глупы, мы не понимали что значит делать что-то ценное и все эти аськи и электропочты были в новинку.

А сегодня поймал себя на мысли что пишу сообщение человеку через Интернет, который находится на расстоянии вытянутой руки.

Как же так? Что за глупость? Ведь можно сказать все что хочешь… зачем писать?

Как оказалось все дело в эффективности и особенности общения в ходе административных процессов. Это важно по следующей причине:

1. Если сотрудник находится на рабочем месте, то это обычно подразумевает что у него есть какие-то дела, которые нужно выполнить.

2. Как правило дела требуют концентрации.

3. Если человека все время будут отвлекать — концентрация падает, а в след за ней падает результативность.

От сюда видим решение:

1. Стоит письменно оставить сообщение

2. Когда у человека появится свободная минутка и он заглянет в эл.почту или в специальную систему, то увидит что есть вопросы и ответит на них.

Таким образом можно заметно поднять эффективность.

Конечно же из этого правила есть исключения. Начиная с того что полезно бывает отвлечься и поболтать о чем-то, так и какие-то периоды, когда идет мозговой штурм или командная работа.

И есть еще одна причина:

— это сообщение содержит важную информацию которая может пригодиться в будущем

— это сообщение должен увидеть еще кто-то, из соучастников

В этом случае сообщение также стоит оставить письменно, если система для сообщений позволяет сделать так:

1. разослать уведомления всем участникам

2. сохранить это сообщение на будущее

Все эти особенности реализованы в CasePress. Вот почему многие сообщения пишутся именно там. И еще раз:

1. чтобы не отвлекать коллегу от текущих дел и концентрации — ответит когда появится минутка

2. чтобы сохранить информация на будущее для истории и накопления знаний

3. чтобы это сообщение увидели другие участники


Поделитесь страницей в социальных сетях: