Управление процессами по чек-листам, тема набирающая обороты в последние годы.

Хорошая статья есть у Максима Смирнова: wordpress.com/2011/01/07/%D1%80%D0%B5%D0%B0%D0%BB%D0%B8%D0%B7%D0%B0%D1%86%D0%B8%D1%8F-%D0%B1%D0%B8%D0%B7%D0%BD%D0%B5%D1%81-%D0%BF%D1%80%D0%BE%D1%86%D0%B5%D1%81%D1%81%D0%BE%D0%B2-%D0%BF%D1%80%D0%B8-%D0%BF%D0%BE%D0%BC%D0%BE/»>Реализация бизнес-процессов при помощи чек-листов

Но хочется записать свои мысли на этот счет.

Нашел 3 ключевые идеи, отражающие смысл использования контрольного списка:

  1. Концентрация в малых задачах
  2. Концентрация на условиях в крупных проектах
  3. Контроль регламентов (инструкций)

Во всех 3-х случаях, бонусом можно получить требование «Отслеживание прогресса». т.е. чек лист позволяет видеть состояние задачи в процентах.
Хороший пример — Trello:

Разберем подробней смысл каждого пункта…

Концентрация внимания в малых задачах

Бывает так, что нужно сделать какую-то не очень интересную задачу. Которая не то чтобы захватывает вас целиком, а может быть даже скучная или того хуже — противная. Как на зло сложная и не понятная. Бывало? Какого концентрироваться на ее выполнении? Очень сложно. Такие задачи могут не решаться очень долго или затягиваться.

В соответствии с идеями GTD к нам на помощь приходить контрольный список. Составляем его и получаем целую кучу преимуществ:

1. пониманием конкретно то действие, на котором нужно здесь и сейчас сконцентрировать внимание. Отвлеклись, вернулись к списку и получили быструю концентрацию снова. Помогает. Проверено.

2. когда пункт выполняется, пусть это даже не значительный пункт, мозг воспринимает это как победу. А победа дает прилив сил. Подсознание — глупое существо, оно в размерах победы не разбирается, просто видит победу и радуется. А человек получает прилив энергии.

Тут есть одно условие. Нужно чтобы было минимум отвлекающих факторов. Никакой лишней бумаги. Никаких лишних окон в компьютере. Только что то заметили лишнего, открываем список, смотрим текущий пункт, и если вещь к нему не относится убираем ее из зоны внимания (убираем бумагу подальше, окно на компьютере закрываем и т. д.)

Концентрация на условиях в проектах

Это также хитрый маневр и он также взят из GTD. В отличие от малых задач, где вас что-то может отвлечь, в проектах другая проблема. Они очень большие и долгие. В таких условиях очень легко растеряться или распылить усилия в долгосрочном периоде.

Расставив шаги по проекту в форме списка, мы можем время от времени (раз в неделю, раз в месяц …) возвращаться к проекту и понимать его состояние. Если удалось за этот период закрыть пункты — хорошо. Получаем энергию и прилив сил. Не получилось — задаем вопрос «почему?», в ходе поиска ответа находим способ сдвинуть проект с мертвой точки.

Это не всегда гарантирует закрытие проекта в сроки, но гарантирует его закрытие. Что для многих проектов (летающих в облаках) также является важным преимуществом.

Контроль регламентов

Тоже интересная возможность, которая появляется при наличии механизма контрольных списков. Некоторые задачи, не обязательно сложные, но выполняемые в условиях большого количества, меняющихся исполнителей (например специалисты службы поддержки). Нужно некоторые задачи создавать на полуавтомате, из шаблона, таким образом, чтобы там автоматически прописывалась инструкция и контрольный список.

Ответственный, даже без опыта, легко пройдется по списку и прочитав инструкцию выполнить задачу с гарантированным результатом.

Без такого инструмента будем постоянно получать проблемы, т.к. человек то забыл, то не знал, то еще чего.

Итого

Контрольные списки — действительно мощный инструмент управления.

Он хорош для того, у кого он есть, и горе тому, у кого его не окажется

Абдула, к/ф «Белое солнце пустыни»